จัดประชุมที่มอสโก: เตรียมตัวอย่างไรเมื่อต้องพาทีมไปงานสัมมนาและอีเวนต์ในรัสเซีย

ถ้าองค์กรของคุณกำลังคิดจะจัดประชุมที่มอสโก หรือส่งคณะไปร่วมฟอรัมและงานแสดงสินค้าในรัสเซีย คำตอบสั้นๆ คือทำได้สะดวกกว่าที่หลายคนคิด เมืองหลวงของรัสเซียมีห้องจัดงานทุกขนาด ระบบขนส่งที่ตรงเวลา และโรงแรมจำนวนมาก สิ่งที่ต้องวางแผนจริงจังคือเรื่องที่คนไทยมักไม่ทันนึกถึง เช่น การจ่ายเงิน ภาษา และอากาศหน้าหนาว

บทความนี้เรียงลำดับตามขั้นตอนที่ผู้จัดงานต้องตัดสินใจจริง ตั้งแต่ก่อนจองตั๋วจนถึงวันที่พาแขกเที่ยวหลังเลิกประชุม

ทำไมบริษัทต่างชาติจึงนิยมใช้มอสโกเป็นเวทีพบปะ

มอสโกเป็นที่ตั้งของสำนักงานใหญ่ธนาคาร บริษัทพลังงาน ผู้ค้าปลีก และหน่วยงานรัฐบาลกลางเกือบทั้งหมดของรัสเซีย ผู้ตัดสินใจในอุตสาหกรรมหลักจึงอยู่ในเมืองเดียวกัน การนัดเจรจาหลายรายในทริปเดียวจึงเป็นไปได้ ย่านมอสโกซิตี้ริมแม่น้ำมอสควาซึ่งเต็มไปด้วยตึกสูงเป็นภาพแทนของบทบาทนี้ ส่วนมหาวิทยาลัยและสถาบันวิจัยจำนวนมากทำให้เมืองนี้เหมาะกับงานประชุมวิชาการด้วย

เลือกช่วงเวลา: ฤดูกาลมีผลกับงานมากกว่าที่คิด

• พฤษภาคม ถึง กันยายน อากาศอบอุ่นราว 15-25 องศา กลางวันยาว เหมาะกับงานเลี้ยงกลางแจ้ง ล่องเรือ และพาแขกเดินเมือง แต่โรงแรมเต็มเร็ว ควรจองล่วงหน้าหลายเดือน
• ตุลาคม และ เมษายน เป็นช่วงรอยต่อ อากาศเย็น ฝนหรือหิมะบางๆ ได้ ห้องประชุมและโรงแรมมักว่างกว่า
• พฤศจิกายน ถึง มีนาคม หนาวติดลบเป็นปกติ หิมะสวยมากแต่กลางวันสั้น ต้องจัดรถรับส่งแบบประตูถึงประตู และเตรียมเสื้อกันหนาวให้คณะ

นอกจากนี้ควรเช็กวันหยุดยาวของรัสเซีย เช่น ช่วงต้นมกราคมที่หน่วยงานหลายแห่งหยุดเกือบสัปดาห์ และวันหยุดต้นเดือนพฤษภาคม เพราะนัดคู่ค้าได้ยาก

เดินทางเข้าเมืองและเดินทางภายในมอสโก

สนามบิน

คณะจากไทยส่วนใหญ่ต่อเครื่องผ่านตะวันออกกลางหรือจีนแล้วลงที่เชเรเมเตียโว (SVO) โดโมเดโดโว (DME) หรือวนูโคโว (VKO) ซึ่งอยู่คนละทิศของเมือง ก่อนเลือกเที่ยวบินให้ดูว่าโรงแรมและสถานที่จัดงานอยู่ฝั่งไหน จะช่วยลดเวลานั่งรถได้มาก สามสนามบินหลักมีรถไฟด่วนแอโรเอ็กซ์เพรสเข้าสถานีรถไฟกลางเมือง ช่วยเลี่ยงรถติดช่วงเย็นได้

ในเมือง

รถไฟใต้ดินมอสโกถี่ เร็ว และหลายสถานีสวยเหมือนพิพิธภัณฑ์ แต่ป้ายส่วนใหญ่เป็นอักษรซีริลลิก สำหรับคณะที่มีกำหนดการแน่น การเช่ารถตู้พร้อมคนขับประจำทั้งทริปมักคุ้มกว่า เพราะการจราจรบนถนนวงแหวนช่วงเย็นหนักมาก ส่วนการเรียกรถส่วนตัวนิยมใช้แอป Yandex Go

ต่อไปเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก

ถ้าโปรแกรมมีดูงานหรือพักผ่อนที่เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก รถไฟความเร็วสูงซัปซานวิ่งระหว่างสองเมืองใช้เวลาราวสี่ชั่วโมง จากใจกลางเมืองถึงใจกลางเมือง สะดวกกว่าบินเมื่อรวมเวลาเดินทางไปสนามบิน

เลือกสถานที่จัดงานให้เหมาะกับขนาดคณะ

• ประชุมผู้บริหาร 10-30 คน: ห้องประชุมในโรงแรมย่านถนนทเวียร์สกายาหรือใกล้เครมลิน เดินถึงร้านอาหารและจุดถ่ายรูปได้
• สัมมนา 100-500 คน: ศูนย์ประชุมที่สร้างใหม่ เช่น ฮอลล์ในสวนซารียาดเย ติดจัตุรัสแดง หรือฮอลล์ในอาคารประวัติศาสตร์ที่ปรับปรุงแล้ว
• งานแสดงสินค้าขนาดใหญ่: เอ็กซ์โปเซ็นเตอร์ใกล้มอสโกซิตี้, โครคุสเอ็กซ์โป ทางตะวันตกเฉียงเหนือ และศูนย์นิทรรศการ VDNKh ซึ่งมีพาวิลเลียนยุคโซเวียตหลายสิบหลัง

ตลาดงานประชุมของมอสโกมีสถานที่ให้เลือกเกินร้อยแห่งและโรงแรมนับพัน ปัญหาจึงไม่ใช่การหาห้อง แต่คือการเลือกทำเลให้ทั้งโรงแรม ห้องประชุม และร้านอาหารมื้อเย็นอยู่ใกล้กัน

เรื่องเงิน ภาษา และความปลอดภัยที่ผู้จัดต้องรู้

การชำระเงิน

ปัจจุบันบัตรเครดิตและบัตรเดบิตที่ออกในไทยส่วนใหญ่ใช้จ่ายในรัสเซียไม่ได้ ควรตกลงค่าห้องประชุม โรงแรม และรถไว้ล่วงหน้าผ่านผู้จัดที่ชำระเงินในประเทศได้ และให้สมาชิกคณะพกเงินสดสกุลหลักไปแลกเป็นรูเบิลสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัว

ภาษา

ภาษาอังกฤษใช้ได้ในโรงแรมใหญ่และกับคู่ค้าที่ทำงานระหว่างประเทศ แต่นอกนั้นใช้ภาษารัสเซียเป็นหลัก งานที่มีการเจรจาหรือบรรยายควรจองล่ามล่วงหน้า และเตรียมเอกสารนำเสนอฉบับรัสเซียไว้ด้วยจะได้ใจเจ้าบ้านมาก

ความปลอดภัยและเอกสาร

ย่านกลางเมืองมอสโกมีกล้องและเจ้าหน้าที่ดูแลทั่ว เดินกลางคืนได้ตามปกติ แต่ควรติดตามประกาศของกรมการกงสุลก่อนเดินทางเสมอ คนไทยถือหนังสือเดินทางธรรมดาเข้ารัสเซียได้โดยไม่ต้องขอวีซ่าสำหรับการพำนักระยะสั้น แต่จุดประสงค์บางประเภทอาจต้องใช้วีซ่าธุรกิจ ควรตรวจสอบเงื่อนไขล่าสุดกับสถานทูตก่อนออกจดหมายเชิญ และอย่าลืมประกันเดินทางที่ครอบคลุมรัสเซีย

มารยาทในการประชุมกับคู่ค้ารัสเซีย

• ตรงเวลา และแจ้งล่วงหน้าหากเปลี่ยนแผน คนรัสเซียให้ความสำคัญกับลำดับขั้นและผู้มีอำนาจตัดสินใจ
• จับมือทักทายอย่างหนักแน่น แลกนามบัตรที่มีภาษารัสเซียด้านหนึ่ง
• การเจรจาจริงจังมักเกิดในมื้ออาหาร มื้อเย็นยาวและมีการกล่าวอวยพรหลายรอบเป็นเรื่องปกติ
• ของฝากจากไทยเล็กๆ ที่ห่อสวยงามช่วยสร้างความประทับใจได้ดี

หลังเลิกประชุม: พาแขกสัมผัสรัสเซียแบบไม่เร่ง

สิ่งที่ทำให้แขกจดจำทริปนี้มักไม่ใช่ห้องประชุม แต่คือช่วงเย็นและวันพักระหว่างงาน ตัวเลือกที่เหมาะกับคณะธุรกิจในมอสโก ได้แก่

• เดินจัตุรัสแดง มหาวิหารเซนต์บาซิล และห้างกุมตอนไฟเปิดยามค่ำ
• ล่องเรือแม่น้ำมอสควาพร้อมดินเนอร์ มองเครมลินจากฝั่งน้ำ
• ชมบัลเลต์หรือโอเปร่าที่โรงละครบอลชอย ต้องจองบัตรล่วงหน้านาน
• นั่งรถไฟใต้ดินชมสถานีสวยๆ อย่างคมโซมอลสกายาและมายาคอฟสกายา
• ชิมอาหารรัสเซียดั้งเดิม เช่น บอร์ชท์ เพลเมนี และบลินี ในร้านที่คนท้องถิ่นชอบ

ถ้ามีเวลาเพิ่มสองสามวัน การต่อรถไฟไปเซนต์ปีเตอร์สเบิร์กเพื่อชมพระราชวังฤดูหนาวและพิพิธภัณฑ์เฮอร์มิเทจ เป็นรางวัลที่ดีมากสำหรับทีมงาน

เช็กลิสต์ก่อนออกเดินทาง

1. ยืนยันวันงานไม่ตรงวันหยุดยาวของรัสเซีย
2. เลือกสนามบินที่ใกล้โรงแรมและสถานที่จัดงาน
3. ชำระค่าบริการหลักล่วงหน้า และเตรียมเงินสดสำหรับค่าใช้จ่ายส่วนตัว
4. จองล่าม รถพร้อมคนขับ และร้านอาหารมื้อสำคัญ
5. ตรวจสอบเงื่อนไขการเข้าประเทศและทำประกันเดินทาง
6. เตรียมเสื้อผ้าตามฤดู โดยเฉพาะหน้าหนาว

ให้ See You Again ช่วยวางโปรแกรม

See You Again จัดเที่ยวรัสเซียแบบส่วนตัวกับ See You Again ทั้งทริปมอสโกเดี่ยวและเส้นทางคู่มอสโก-เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก ปรับเพิ่มวันประชุมหรือดูงานเข้าไปในโปรแกรมได้ ดูตัวอย่างเส้นทางได้ที่

• ทัวร์ส่วนตัว (MOS004) เจาะลึกเดี่ยวมอสโคว์ 3 วัน 2 คืน
• ทัวร์ส่วนตัวรัสเซีย (STP004) มอสโก และเซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก 5 วัน 4 คืน

ราคาขึ้นกับจำนวนคนและโปรแกรม สอบถามราคาได้ทางแชทบนเว็บไซต์ หรือถ้าต้องการให้เร็วขึ้น ติดต่อทาง LINE 004207289999999 หรือโทร 083 035 9755 ได้เลยค่ะ